piątek, 7 września 2012

241. Zarządzanie czasem [archiwalny wpis www.patrycjaa.ubf.pl]

Kilka dni temu wakacje dobiegły końca i zaczął się kolejny rok szkolny. Przypadkiem trafiłam dziś na pewien artykuł dotyczący organizacji czasu, postanowiłam się nim z Wami podzielić. Szczególnie, że sama choruje na notoryczny brak czasu.


Zarządzanie czasem

Pewnie wielu z nas czasami wzdycha, że doba ma tylko 24 godziny a tyle rzeczy mamy do zrobienia. I ciągle zastanawiamy się jak z tym wszystkim zdążyć.

Dzisiaj chciałbym podzielić się przemyśleniami po szkoleniu"Zarządzanie czasem", w którym miałem możliwość uczestniczyć w ramach projektu Kapitał Ludzki współfinansowanego przez Europejski Fundusz Społeczny.

Myślę, że wielu z was zna kawał o robotnikach pracujących na budowie. Pewnego dnia ktoś przyszedł na budowę i patrzy a tam robotnicy biegają z taczkami tam i powrotem. Ale co dziwne biegają z pustymi taczkami, bo nic do nich nie ładują. Pyta się człowiek jednego z tych robotników co tu się dzieje, a on mówi"Panie, mamy taki zasuw, że nawet nie ma czasu załadować".

Myślę, że wielu z nas czasami ma tak wiele spraw pilnych, które ich zdaniem koniecznie muszą z robić, że nie ma czasu zastanowić się po co to robi, do czego to prowadzi i czy rzeczywiście czemuś to służy.

Tutaj pomocna okazuje się zasada Eisenhowera. Dzielił on wszystkie działania na cztery kategorie:
* ważne i pilne,
* pilne
* ważne
* ani ważne ani pilne.

W myśl tej zasady należy podzielić nasze zadania na dany dzień (czy inny okres czasu) na te cztery kategorie, najpierw zabrać się za ważne i pilne, potem za ważne, potem za pilne a na końcu za pozostałe. Już widzę pytania: Jak to? Skoro coś jest pilne (chociaż nie jest ważne), to znaczy, że muszę to już wykonać. Niby tak. Jeśli jednak nie znajdziemy czasu na zadania ważne (ale jeszcze nie pilne) to za jakiś czas staną się one zadaniami ważnymi i pilnymi. A jeśli mamy same zadania ważne i pilne to mamy sytuację kryzysową. Trzeba więc umieć znaleźć czas na zadania ważne choć nie pilne, czyli np. na zaplanowanie przyszłych prac, zastanowienie się czy to co robimy jest dobre itp. Z drugiej strony cześć zadań pilnych (ale nie ważnym) zapewne uda się nam przełożyć. Np. czasami gdy umówiłem się z kimś na coś, a dzisiaj widzę, że mam mnóstwo innych ważniejszych zadań to po prostu dzwonię do niego i przedstawiając moją sytuację proponuję inny termin spotkania.

Ta zasada jest bardzo podobna do krążącej kiedyś po Intemecie opowieści o dzbanie i kamieniach. Kiedyś pewien profesor miał w ciągu 5 minut wygłosić wykład o efektywnym zarządzaniu czasem. Wziął więc dzban, wypełnił go po brzegi dużymi kamieniami i spytał czy dzban jest pełen? Potem powiedział, że nie i dopełniał go mniejszymi kamieniami, żwirem, piaskiem a na końcu wodą. Gdy dzban był już pełen (po dopełnieniu wodą) zapytał jaki jest wniosek z tego doświadczenia i po różnych odpowiedziach rzekł, że chodzi tu o to, aby najpierw włożyć do dzbana kamienie, bo potem się to już nie uda. Kamienie - sprawy ważne trzeba zaplanować i trzymać się tego planu, bo inaczej zabraknie nam na nie czasu. No dobrze, a co jeśli jednak większość (jak nie wszystko) z naszych zadań to sprawy ważne i pilne? Wtedy mamy sytuację kryzysową. Możemy spróbować w niej:

1. stworzyć pisemną listę czynności do wykonania;
2. przejraeć tę listę i odrzucić lub przełożyć na później czynności które nie muszą być teraz zrobione (bo np. nic się nie stanie jak ich nie zrobimy albo skutek ich nie zrobienia będzie mały);
3. przekazać innym czynności, które mogą być zrobione przez inne oso-by;
4. zauważyć czynności, które można zrobić mniej dokładnie a szybciej;
5. starannie wybrać priorytety i zaplanować priorytetowe działania (najlepiej pisemnie);
6. poinformować wszystkich zaangażowanych o terminie wykonania zadania i sposobach zmniejszenia naga-tywnych dla nich skutków opóźnienia;
7. zaplanować odpoczynek / regenerację sił po uporaniu się z kryzysem. Przy planowaniu swojego dnia warto jeszcze pamiętać, że nasz rytm biologiczny decyduje o naszej aktywności. Ta aktywność podlega wahaniom w ciągu dnia. Statystycznie nasza krzywa aktywności ma dwa maksima: wyższe gdzieś koło 11:00 i niższe gdzieś koło 20:00. Gdzieś koło 15:00 mamy spadek i być może również dla tego w niektórych kulturach jest czas na poobiednią drzemkę.

Spróbuj teraz wyobrazić sobie siebie w czasie. Gdzie jest przeszłość? Gdzie przyszłość? Jak przebiega linia czasu? Możemy wyróżnić trzy struktury czasu:

* "poprzez czas" - linia przebiega z jednej strony na drugą, na ogól z lewej (przeszłość) na prawą (przyszłość);
* "w czasie" - linia przebiega z tyłu (przeszłość) do przodu (przyszłość)
* "pomiędzy czasami" - obrazy punkty w różnych miejscach, umieszczone zazwyczaj z przodu osoby.

Ludzie"poprzez czas" cenią sobie punktualność, potrafią planować, wymagają od siebie i innych, ale mają kłopoty z przeżywaniem tu i teraz. Świetnie więc planują, ale raczej są obserwatorami życia, niż uczestnikami tego, co dzieje się wokół nich. Ludzie"w czasie" skupieni są na teraźniejszości, jest ona dla nich ważniejsza i bardziej realna niż przyszłość. Potrafią skupić się na bieżącej chwili lub bieżącym zadaniu i całkowicie mu się oddać. Ale mają kłopoty z planowaniem (dla nich przyszłość to sekwencja ..przyszłych" teraz i trudno ocenić im terminy przyszłych zdarzeń (kolacja będzie po obiedzie, a obiad po śniadaniu, a nie kolacja będzie około 19:00, obiad około 13:00 a śniadanie około 8:00). Mają tendencję do przedłużania spotkań i spóźniania się.

Ludzie"pomiędzy czasami" mają jednoczesny dostęp do wielu zdarzeń z różnych okresów i mogą je porównywać zaznaczając podobieństwa i różnice, aby tym razem zrobić cos lepiej. Z drugiej strony często kółko analizują czy podjęły właściwą decyzję.

Warto spróbować odnaleźć swój typ i próbować go"przełączać" gdy mamy do wykonania konkretną czynność ("przez czas" dla planowania,"w czasie" dla dobrego skupienia się na obecnym zadaniu czy"pomiędzy czasami" dla przeanalizowania przypadku na podstawie naszych doświadczeń). I warto pamiętać, że druga osoba może mieć inny sposób doboru czasu i to może utrudniać nam porozumienie się. Wtedy też może pomóc"przełączenie się" na jej sposób patrzenia na czas.

Philip Zimbardo i John Boyd w swojej książce"Paradoks czasu" (Wydawnictwo Naukowe PWN SA, Warszawa 2009) wyróżnili kilka perspektyw postrzegania czasu:

* przeszlościowo-pozytywna
* przyszłościowa
* teraźniejszo-hedonistyczna
* przeszłościowo-negatywna
* teraźniejszo-fatalistyczna.

Chodzi o to czy skupiamy się na przeszłości, teraźniejszości i przyszłości i czy widzimy głównie rzeczy dobre i przyjemne czy też złe i obawy. Autorzy w swojej książce proponują kwestionariusz pomagający określić poziom każdej z tych perspektyw u czytelnika i sugerują, że optymalna mieszanka to:

* wysoka perspektywa przeszłościo-wo-pozytywna
* umiarkowanie wysoka perspektywa przyszłościowa
* umiarkowanie wysoka perspektywa teraźniejszo-hedonistyczna
* niska perspektywa przeszłościowo-negatywna
* niska perspektywa teraźniejszo-fata-listyczna.

Jest to optymalne, bo poczucie pozytywnej przeszłości daje przeświadczenie o naszej sile, umiejętności i pozwala wierzyć w pozytywne zakończenie różnych spraw. Dzięki perspektywie przyszłościowej możemy planować, przewidywać i dzięki temu znajdować siłę i sposoby na realizację celi i rozwiązywanie problemów. A umiejętność he-donistycznego czerpania przyjemności z"zanurzenia się w teraźniejszości" daje energię i siłę do życia.

Ostatni temat, który chciałbym tutaj poruszyć to asertywność. Dawniej przedstawiając to pojęcie tłumaczono je jako - masz prawo do swojego zdania, więc je powiedz i broń go. I potem często mówiono, że lepiej by było by ktoś nie był taki asertywny, bo stawał się konfliktowy. Ale tak naprawdę w aser-tywności chodzi o coś nieco innego. Każdą sytuację w której jest zaangażowanych dwoje ludzi można przypisać do jednej z poniższych ocen:
* obydwoje są zadowoleni;
* osoba 1 jest zadowolona a osoba 2 nie;
* osoba 2 jest zadowolona a osoba 1 nie;
* obydwoje są niezadowoleni. Prawidłowa asertywność to próba,

że gdy ja jestem zadowolony a druga osoba nie to szukam sytuacji abyśmy obydwoje byli zadowolenia. Gdy ja jestem niezadowolony a druga osoba w tej sytuacji jest zadowolona to pokazuję jej, że jednak to nie jest dobra sytuacja dla .niej (staram się aby ona też była niezadowolony). Bo mamy poszukać rozwiązania, w którym obydwoje wygramy (w przeciwieństwie do rozwiązania gdzie jest zwycięzca i przegrany lub kompromisu gdzie de facto będą obaj przegrani - on chciał na wakacje w góry, ona nad morze więc są w Ciechocinku).

Jak spróbować przeprowadzić osobę która jest zadowolona, w sytuacji gdy ja jestem niezadowolony, w stan, że jej zadowolenie znika?

Możemy spróbować przekazać jej fakty, konsekwencje i nasze uczucia. Jeśli ten komunikat nie pomaga, to możemy za drugim razem powtórzyć go z naszymi oczekiwaniami. Nie zawsze to pomoże, ale zwiększa nasze szansę. Np. gdy syn rano bawi się klockami zamiast szykować do szkoły możemy powiedzieć:"Kiedy ktoś bawi się klockami tuż przed pójściem do szkoły (to by\y fakty) obawiam się, że (to są moje uczucia) że może nie zdążyć na lekcje (to są konsekwencje)." A gdy to nie pomaga to możemy powtórzyć:"Kiedy ktoś bawi się klockami tuż przed pójściem do szkoły obawiam się, że może nie zdążyć na lekcje, (i teraz oczekiwania) Chcę abyś nie bawił się klockami rano jak jest mniej niż 15 minut do wyjścia do szkoły.
Czas zająć się naszym czasem. Powodzenia.
Krzysztof Janowski





POST ARCHIWALNY Z WWW.PATRYCJAA.UBF.PL

http://patrycjaa.ubf.pl/news.php?readmore=253

Brak komentarzy:

Prześlij komentarz

Dziękuję za wizytę na moim blogu. Będzie mi miło jeśli podzielisz się ze mną swoją opinią. Pozdrawiam :)